Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua mà phát hiện sai — sai số tiền, sai thuế suất, sai mã số thuế — thì phải lập hoá đơn thay thế (hoặc hoá đơn điều chỉnh). Câu kế toán hay hỏi nhất: có cần làm biên bản không? Từ 01/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, câu trả lời đã đổi.

Trả lời nhanh

Người mua là	Trước khi lập hoá đơn thay thế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh	Bắt buộc có văn bản thoả thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Cá nhân (người tiêu dùng)	Không cần văn bản thoả thuận; người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.

Nói cách khác: trước 01/6/2025 nhiều nơi hướng dẫn "chỉ cần thoả thuận, không bắt buộc biên bản"; từ 01/6/2025, với người mua là đơn vị kinh doanh, thoả thuận phải thành văn bản.

Sai chỗ nào thì xử lý thế nào

Sai sót	Cách xử lý
Sai tên, địa chỉ người mua, nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác đúng	Không phải lập lại hoá đơn. Người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng	Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế (chọn một), sau khi đã có văn bản thoả thuận nếu người mua là đơn vị kinh doanh.

Quy trình lập hoá đơn thay thế

Lập văn bản thoả thuận với người mua (nếu người mua là đơn vị kinh doanh), ghi rõ hoá đơn nào sai, sai ở đâu. Người mua là cá nhân thì thông báo cho họ.
Lập hoá đơn điện tử mới có dòng ghi "Thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…". Hoá đơn thay thế mang số mới, ngày lập là ngày lập thực tế.
Gửi hoá đơn thay thế cho người mua như một hoá đơn bình thường.

Có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không? Khi đã lập hoá đơn thay thế thì không bắt buộc gửi thêm Mẫu 04/SS — dòng "Thay thế cho hoá đơn…" đã thể hiện việc xử lý. Mẫu 04/SS dùng cho trường hợp sai tên, địa chỉ mà không lập lại hoá đơn như bảng trên.

Văn bản thoả thuận nên ghi gì

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; người đại diện hai bên.
Thông tin hoá đơn sai: mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập.
Nội dung sai và nội dung đúng.
Cách xử lý hai bên thống nhất: lập hoá đơn thay thế (hoặc điều chỉnh).
Ngày lập, chữ ký của hai bên.

Lưu văn bản cùng bộ chứng từ của hoá đơn thay thế để xuất trình khi được yêu cầu.

Thay thế hay điều chỉnh?

Thay thế: lập hoá đơn mới đúng toàn bộ, hoá đơn cũ bị thay thế. Gọn khi sai nhiều chỗ.
Điều chỉnh: lập hoá đơn ghi phần tăng hoặc giảm so với hoá đơn gốc. Hay dùng khi chỉ sai số lượng, đơn giá.

Cả hai đều cần văn bản thoả thuận nếu người mua là đơn vị kinh doanh.

Ba lỗi hay gặp

Lập hoá đơn thay thế trước, làm văn bản sau — văn bản phải có trước.
Lập lại hoá đơn khi chỉ sai tên, địa chỉ — trường hợp này chỉ cần thông báo và Mẫu 04/SS.
Tự huỷ hoá đơn đã gửi người mua — hoá đơn đã gửi chỉ xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế.

Hộ kinh doanh bán lẻ, quán ăn thì sao?

Phần lớn khách của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ là cá nhân — sai sót thì chỉ cần thông báo, không phải lập văn bản thoả thuận. Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần mềm bán hàng xuất hoá đơn ngay khi thanh toán nên sai sót về số tiền, thuế suất ít hơn hẳn nhập tay. Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong phần mềm bán hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày.

Nguồn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), Điều 19 về xử lý hoá đơn có sai sót; tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo — trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử của bạn.