Gõ "phần mềm quản lý spa" lên Google ra hơn chục cái tên, cái nào cũng "đầy đủ tính năng, dễ dùng, giá tốt". Xem demo thì phần mềm nào cũng đẹp, vì người demo biết bấm đâu. Cái khó không phải là tìm phần mềm có nhiều tính năng, mà là biết spa mình cần đúng những gì và hỏi cho ra.
Bài này gom bảy tiêu chí mà spa nào cũng vướng sau vài tháng dùng phần mềm sai. Mỗi tiêu chí có một câu hỏi cụ thể để anh chị hỏi lúc xem demo — và yêu cầu người demo làm thao tác đó ngay trước mặt, không nhận lời hứa "có, bên em có".
1. Trừ buổi liệu trình ngay tại phòng được không
Đây là tiêu chí số một vì đây là chỗ spa mất tiền và mất khách nhiều nhất. Khách mua gói 10 buổi, mỗi lần làm xong phải trừ một buổi. Nếu phần mềm chỉ trừ được ở quầy, kỹ thuật viên làm xong ra báo lễ tân, lễ tân đang bận thì quên — cuối cùng số trên máy và số khách nhớ lệch nhau, và spa luôn là bên chịu thiệt khi cãi.
Câu hỏi khi demo: "Cho tôi xem kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại ngay trong phòng, không cần ra quầy."
2. Lịch hẹn có biết phòng và giường không
Phần mềm bán hàng chung có lịch hẹn theo nhân viên. Spa cần thêm một chiều: phòng và giường. Kỹ thuật viên rảnh mà không còn giường trống thì khách vẫn phải chờ. Lịch phải xếp theo cả hai và báo ngay khi trùng.
Câu hỏi khi demo: "Đặt hai khách cùng giờ, cùng phòng, khác kỹ thuật viên — phần mềm có chặn không?"
3. Hồ sơ khách lưu được ảnh và ghi chú da không
Khách spa quay lại nhiều lần trong nhiều tháng, và thường không phải lúc nào cũng gặp đúng kỹ thuật viên cũ. Hồ sơ phải kể được cả quá trình: da lúc đầu thế nào, đã làm gì, dị ứng gì, ảnh từng buổi. Hoá đơn lẻ không kể được câu chuyện đó.
Câu hỏi khi demo: "Mở hồ sơ một khách, cho tôi xem ảnh trước sau của ba buổi gần nhất và ghi chú dị ứng."
4. Báo cáo có tách tiền đã thu và buổi đã làm không
Spa bán nhiều gói trả trước nên tổng thu trong tháng không phải là doanh thu đã kiếm được. Tháng bán được nhiều gói trông như lãi lớn, tháng khách quay lại dùng gói cũ trông như lỗ. Phần mềm tốt hiện hai con số riêng: tiền đã thu, và giá trị dịch vụ đã thực hiện — cùng với số buổi còn nợ khách.
Câu hỏi khi demo: "Cho tôi xem báo cáo còn bao nhiêu buổi chưa trả cho khách và tương ứng bao nhiêu tiền."
5. Hoa hồng kỹ thuật viên tính theo cách của spa mình không
Mỗi spa chia hoa hồng một kiểu: theo buổi đã làm, theo doanh số bán gói, theo mỹ phẩm bán kèm, hoặc trộn cả ba. Phần mềm phải cài được công thức của spa, không bắt spa đổi cách chia theo phần mềm. Và kỹ thuật viên phải tự xem được phần của mình mỗi ngày.
Câu hỏi khi demo: "Cài hoa hồng 20% cho buổi liệu trình và 10% cho mỹ phẩm bán kèm, rồi cho tôi xem bảng kê của một kỹ thuật viên."
6. Hoá đơn điện tử xuất ngay trên phần mềm không
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền. Với gói trả trước, thời điểm lập hoá đơn tính từ lúc nhận tiền, nên spa bán nhiều gói chạm ngưỡng sớm hơn chủ tưởng. Xuất hoá đơn phải nằm ngay màn hình thu ngân, gắn với đúng đơn vừa thanh toán.
Câu hỏi khi demo: "Thanh toán một gói rồi xuất hoá đơn điện tử luôn tại chỗ, không nhập lại."
7. Giá tính thế nào và ai hỗ trợ khi hỏng
Hỏi rõ ba thứ: giá theo cơ sở hay theo số kỹ thuật viên, có phí khởi tạo không, và khi lỗi thì gọi ai — số điện thoại thật, giờ hỗ trợ thật. Phần mềm rẻ mà mỗi lần lỗi phải chờ hai ngày mới có người trả lời thì spa mất nhiều hơn tiền phần mềm.
Bảng kiểm mang theo khi xem demo
| Tiêu chí | Thao tác yêu cầu người demo làm | Đạt? |
|---|---|---|
| Trừ buổi tại phòng | Kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại | |
| Lịch theo phòng, giường | Đặt trùng phòng cùng giờ, phần mềm chặn | |
| Hồ sơ da | Mở ảnh trước sau 3 buổi + ghi chú dị ứng | |
| Báo cáo gói | Xem số buổi còn nợ khách và giá trị | |
| Hoa hồng | Cài công thức của spa, xem bảng kê KTV | |
| Hoá đơn điện tử | Xuất ngay tại màn hình thanh toán | |
| Giá và hỗ trợ | Bảng giá rõ, số hỗ trợ thật |
Phần mềm nào làm được cả bảy thao tác trước mặt anh chị thì mới đáng cho vào danh sách ngắn. Phần mềm quản lý spa Ordersys làm được bảy thao tác này trong bản dùng thử miễn phí 7 ngày, anh chị tự bấm thử không cần người demo.
Đọc thêm
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
