Cửa hàng bán lẻ chuyển từ tra giá bằng tay sang quét mã vạch thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy quét nào. Thật ra câu hỏi trước đó quan trọng hơn: hàng của mình dùng mã nào? Dùng sai từ đầu thì sau này mỗi món hàng có hai mã, kiểm kho lệch, và phải dán lại tem toàn bộ cửa hàng.
Hàng có sẵn mã của nhà sản xuất: dùng luôn
Hàng tiêu dùng đóng gói (nước, bánh, mỹ phẩm, thuốc) đều in sẵn mã EAN-13 — dãy 13 số dưới vạch, hàng Việt Nam bắt đầu bằng 893. Cửa hàng chỉ cần quét mã đó khi nhập hàng lần đầu, gán tên và giá, từ đó về sau quét là ra. Không in tem gì thêm.
Lưu ý: cùng một sản phẩm nhưng khác dung tích, khác vị là khác mã. Chai 500ml và chai 1,5l là hai mã, phải tạo hai mặt hàng.
Hàng không có mã: tự in theo quy tắc
Quần áo, giày dép nhập từ xưởng, hàng cân ký, hàng tự đóng gói, mỹ phẩm chiết — không có mã sẵn. Cửa hàng tự sinh mã và in tem. Ba quy tắc để không loạn:
- Để phần mềm sinh mã, không tự đặt. Tự đặt kiểu "AO001" thì hai nhân viên sẽ đặt trùng. Phần mềm sinh mã tăng dần, không bao giờ trùng.
- Mỗi biến thể một mã. Áo sơ mi trắng size M và size L là hai mã. Gộp chung thì không biết size nào còn, size nào hết.
- In tem lúc nhập hàng, dán ngay. Để hàng lên kệ không tem rồi "dán sau" là không bao giờ dán.
Thiết bị cần mua và chi phí tham khảo
| Thiết bị | Loại phổ biến | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| Máy quét mã vạch | Có dây 1D cho tạp hoá; 2D nếu cần quét QR thanh toán | 500 nghìn – 2 triệu |
| Máy in tem | In nhiệt trực tiếp, khổ tem 35×22 hoặc 50×30 | 1,5 – 4 triệu |
| Tem mã vạch | Cuộn 1.000–2.000 tem | 30 – 80 nghìn/cuộn |
| Máy in bill | Khổ 80mm, cắt giấy tự động | 1 – 2,5 triệu |
Cửa hàng chỉ bán hàng có mã sẵn thì bỏ máy in tem, tổng đầu tư dưới 3 triệu. Giá trên là khoảng thị trường 2026 để hình dung, không phải báo giá.
Bốn lỗi hay gặp khi mới dùng mã vạch
- Nhập một mã hàng hai lần vì hai nhân viên cùng nhập lô về. Cách chặn: quét mã trước khi nhập, phần mềm báo mã đã có thì chỉ cộng số lượng.
- Tem in mờ, quét không ăn. Máy in nhiệt để lâu đầu in bám bụi. Lau đầu in bằng cồn mỗi tháng.
- Mã của nhà sản xuất bị dán đè tem riêng. Sau này quét mã nào cũng ra, mỗi mã một tồn. Quy định: hàng có mã sẵn thì không dán thêm.
- Hàng cân ký quét không ra giá. Hàng cân cần mã có nhúng trọng lượng từ cân điện tử in tem, hoặc tạo mã theo đơn vị bán (túi 500g, túi 1kg).
Phần mềm cần làm gì với mã vạch
Ba việc: nhận mã có sẵn khi nhập, sinh và in mã cho hàng không có, và quét ra giá tức thì ở quầy. Phần mềm bán lẻ Ordersys làm cả ba, in tem theo khổ máy đang có, và quản lý tồn theo từng biến thể size, màu — mỗi biến thể một mã.
Đọc thêm
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
