Quán cà phê nhìn đơn giản hơn quán ăn — không có bếp nấu — nên nhiều người nghĩ mở là bán. Thực tế quán cà phê vẫn là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, và có vài thứ riêng mà quán ăn ít gặp: nhạc phát trong quán, bàn ghế ra vỉa hè, biển hiệu. Bài này đi theo đúng những gì một quán cà phê cần.
Giấy tờ cơ bản
| Giấy tờ | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng ký hộ kinh doanh | Mọi quán có địa điểm cố định | Làm trước tiên, các giấy khác cần thông tin từ đây |
| Đăng ký thuế | Ngay sau đăng ký kinh doanh | Mức thuế: thuế quán cà phê |
| Giấy an toàn thực phẩm | Quán có địa điểm cố định | Có thẩm định tại quán; quầy pha phải sạch, có chỗ rửa, nguồn nước đạt |
| Giấy phép bán rượu | Chỉ khi bán rượu, bia uống tại chỗ | Quán chỉ bán cà phê, trà thì không cần |
| Phòng cháy chữa cháy | Tuỳ diện tích, số tầng, số chỗ | Hỏi trước khi thuê mặt bằng, không phải sau khi sửa xong |
Thứ tự làm, thời gian và các bẫy khi làm giấy an toàn thực phẩm giống quán ăn — xem chi tiết ở mở quán ăn cần giấy phép gì.
Ba thứ riêng của quán cà phê
1. Nhạc phát trong quán
Phát nhạc nền cho khách nghe tại quán là sử dụng tác phẩm âm nhạc vào mục đích kinh doanh, nên theo luật sở hữu trí tuệ thường phải trả tiền bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Nhiều quán không biết cho tới khi được liên hệ thu phí. Hỏi trước mức phí theo diện tích quán, hoặc dùng nguồn nhạc có giấy phép cho kinh doanh.
2. Bàn ghế ra vỉa hè
Đặt bàn ghế, xe đẩy trên vỉa hè mà không được phép có thể bị xử phạt và thu giữ đồ. Một số nơi cho sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có thu phí — hỏi phường trước khi tính số chỗ ngồi vào kế hoạch doanh thu.
3. Biển hiệu
Biển hiệu phải ghi tên cơ sở đúng như đăng ký; biển lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt có thể phải xin phép riêng. Làm biển sau khi có đăng ký hộ kinh doanh để khỏi làm lại.
Hoá đơn điện tử: đừng để tới lúc bị hỏi
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025, áp dụng từ 01/6/2025. 1 tỷ/năm tương đương khoảng 2,7 triệu mỗi ngày — tức khoảng 90 ly giá 30.000đ, mức một quán cà phê đông khách dễ đạt. Tính thử số ly mỗi ngày của quán bạn: doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Trình tự gọn cho quán cà phê
- Xem mặt bằng: hỏi PCCC và điều kiện an toàn thực phẩm trước khi ký thuê.
- Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế.
- Sửa quầy pha, chỗ rửa, kho; làm giấy an toàn thực phẩm.
- Làm biển hiệu, hỏi phường về vỉa hè, chọn nguồn nhạc.
- Cài phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử, nhập menu — xem mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì.
Danh sách việc cần làm trước ngày khai trương: chuẩn bị khai trương.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bài tổng hợp theo Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo; thủ tục và cơ quan tiếp nhận khác nhau theo địa phương — hãy hỏi UBND phường/xã, cơ quan y tế và Công an PCCC nơi mở quán trước khi làm.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
