Cửa hàng tạp hoá, shop quần áo, tiệm mỹ phẩm một hai quầy đứng trước cùng một câu hỏi: phần mềm bán lẻ nào cũng liệt kê ba bốn chục tính năng, mình cần bao nhiêu trong số đó? Câu trả lời ngắn: sáu. Bài này nói sáu việc đó là gì, những thứ thường bị bán kèm mà cửa hàng nhỏ không dùng, và cách đọc bảng giá.
Sáu việc phần mềm bán lẻ phải làm được
1. Quét mã vạch ra giá ngay
Khách xếp hàng, mỗi món tra giá mất ba giây là mất khách. Máy quét bắn xong phải hiện tên và giá tức thì, kể cả với vài nghìn mã hàng. Hàng không có mã của nhà sản xuất thì phần mềm phải in được tem mã vạch riêng.
2. Trừ tồn kho ngay lúc bán
Bán xong tồn trừ luôn, không phải cuối ngày nhập lại. Có vậy mới trả lời được câu "còn size M không" mà không chạy vào kho.
3. Nhập hàng bằng quét mã
Nhập hàng gõ tay từng dòng là chỗ sai số bắt đầu. Quét mã, nhập số lượng, giá vốn, xong. Hàng có hạn dùng thì ghi theo lô để biết lô nào ra trước.
4. Lưu khách theo số điện thoại
Tích điểm, xem lịch sử mua, gửi khuyến mãi. Cửa hàng nhỏ sống bằng khách quen, phần mềm phải giúp nhớ khách.
5. Báo cáo lãi gộp theo mặt hàng
Không chỉ doanh thu. Phải biết mặt hàng nào bán chạy mà lãi mỏng, mặt hàng nào ít người mua nhưng lãi tốt. Muốn vậy phần mềm phải giữ giá vốn từng lần nhập.
6. Xuất hoá đơn điện tử tại quầy
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền. Cửa hàng chưa chạm ngưỡng cũng nên chọn phần mềm làm được, để khi chạm không phải đổi.
Năm thứ hay bị bán kèm mà cửa hàng nhỏ không dùng
| Tính năng | Khi nào mới cần |
|---|---|
| Quản lý nhiều kho, chuyển kho | Từ 2 chi nhánh trở lên |
| Kết nối sàn thương mại điện tử | Khi bán online chiếm trên 20% doanh thu |
| Phân quyền nhiều cấp | Từ 5 nhân viên trở lên |
| Quản lý công nợ nhà cung cấp | Khi nhập hàng gối đầu từ nhiều nguồn |
| Chấm công, tính lương | Từ 5 nhân viên, có ca gãy — lúc đó xem phần mềm chấm công tính lương riêng |
Không phải các tính năng này vô ích, mà là cửa hàng một quầy chưa tới lúc. Chọn phần mềm có thể bật thêm sau, đừng trả tiền trước cho gói "đầy đủ".
Đọc bảng giá phần mềm bán lẻ như thế nào
- Tính theo gì: theo cửa hàng, theo quầy, hay theo người dùng. Cửa hàng một quầy hai nhân viên thay ca nên chọn tính theo quầy.
- Phí khởi tạo: có phần mềm thu vài triệu "cài đặt và đào tạo". Hỏi rõ, và hỏi luôn đào tạo lại khi đổi nhân viên có mất phí không.
- Giới hạn: số mặt hàng, số hoá đơn, số khách hàng. Gói rẻ thường giới hạn 1.000 mã hàng, tạp hoá vượt con số đó trong tháng đầu.
- Thiết bị: phần mềm có chạy trên máy tính đang có không, hay bắt mua máy POS riêng. Máy quét mã vạch, máy in bill giá bao nhiêu, mua ngoài được không.
Phần mềm bán lẻ Ordersys làm đủ sáu việc trên, tính theo cửa hàng và số quầy, không phí khởi tạo, không giới hạn mã hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày trên máy tính đang có.
Đọc thêm
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
