Quán nhận đặt bàn qua điện thoại, Facebook, Zalo, có khi khách nhắn thẳng cho nhân viên. Ba bốn nguồn đổ về mà không có chỗ nào ghi chung — trùng bàn là chuyện sớm muộn, và nó xảy ra đúng vào tối cuối tuần.
Bốn lỗi gây trùng bàn
| Lỗi | Xảy ra khi nào |
|---|---|
| Mỗi người ghi một nơi | Người nhận điện thoại ghi sổ, người trả tin nhắn ghi trong đầu |
| Không ghi giờ kết thúc | Chỉ ghi "19h bàn 5" mà không biết ngồi tới mấy giờ |
| Nhận đặt bàn qua tin nhắn riêng | Nhân viên nghỉ ca là không ai biết có lịch đó |
| Không xác nhận lại | Khách đặt xong quên, bàn để trống giờ vàng |
Sáu thông tin phải ghi, thiếu một là hỏng
- Tên và số điện thoại — không có số thì không xác nhận lại được.
- Số khách — quyết định xếp bàn nào, ghép bàn không.
- Giờ đến và giờ dự kiến rời. Đây là mục hay thiếu nhất và cũng là nguyên nhân trùng bàn số một.
- Bàn hoặc khu vực đã giữ.
- Yêu cầu riêng — ghế em bé, bàn ngoài trời, sinh nhật, dị ứng món.
- Ai nhận đặt — để hỏi lại khi cần.
Ba quy tắc giảm trùng bàn ngay
- Một chỗ ghi duy nhất. Ai nhận đặt ở đâu cũng phải vào cùng một nơi, ngay lúc nhận.
- Chừa khoảng đệm 15–30 phút giữa hai lượt cùng bàn — dọn bàn cũng cần thời gian.
- Giữ lại vài bàn không nhận đặt cho khách vãng lai. Nhận đặt kín 100% rồi từ chối khách đến tận nơi là cách mất khách quen nhanh nhất.
Khách đặt rồi không đến
Đây là mặt trái của việc nhận đặt bàn. Ba cách giảm, theo thứ tự nên thử:
- Xác nhận lại trước 2–4 giờ. Rẻ nhất và hiệu quả nhất.
- Giữ bàn tối đa 15 phút sau giờ hẹn, có nói trước khi nhận đặt.
- Đặt cọc — chỉ nên áp cho bàn lớn hoặc tối cuối tuần, không áp cho mọi lịch.
Cách tính thiệt hại và dùng đặt cọc sao cho không mất khách xem ở bài khách đặt lịch rồi không đến — cách làm giống nhau cho cả quán ăn và spa.
Khi nào cần phần mềm
Dưới 5 lượt đặt mỗi ngày thì cuốn sổ vẫn ổn, miễn là một cuốn duy nhất. Trên mức đó, hoặc có từ hai người cùng nhận đặt, hoặc có nhiều chi nhánh — thì sổ giấy bắt đầu là nguồn sai.
Phần mềm ORDER của Ordersys có sơ đồ bàn và đặt bàn — nhìn một màn hình biết bàn nào trống, bàn nào đã giữ, giữ tới mấy giờ. Ai nhận đặt cũng vào chung một chỗ, kể cả khi nhiều người cùng trực.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
