Đồng bộ tồn kho cửa hàng và sàn TMĐT: 3 cách làm

Bán ở quầy một kho, bán trên sàn một kho, cuối ngày ngồi đếm tay hai lần rồi vẫn lệch. Đây là việc tốn thời gian nhất của cửa hàng vừa bán tại chỗ vừa bán online — và cũng là việc dễ sửa nhất, nếu hiểu đúng chỗ sinh ra sai số.

Vì sao số luôn lệch

Nguyên nhân	Biểu hiện
Hai nơi giữ hai con số	Phần mềm quầy trừ khi bán tại chỗ, sàn trừ khi có đơn online. Không ai nói cho ai biết.
Đơn sàn chưa giao đã trừ kho	Khách huỷ, hàng quay về nhưng không ai cộng lại.
Hàng đổi trả	Nhập lại vào kho muộn vài ngày, trong khoảng đó số ảo.
Mã hàng không thống nhất	Cùng một món mang hai mã, máy coi là hai mặt hàng khác nhau.
Hàng trưng bày, hàng tặng	Lấy ra dùng mà không ai ghi phiếu.

Cái giá của việc bán vượt tồn

Trên sàn, huỷ đơn vì hết hàng không chỉ mất đơn đó. Nó kéo theo điểm gian hàng giảm, sản phẩm tụt hiển thị, và tiền quảng cáo bạn vừa bỏ ra đổ xuống sông. Một lần bán vượt tồn đắt hơn nhiều so với công sức đồng bộ cả tháng.

Ba cách làm, chọn theo quy mô

Cách 1 — Chia kho cứng

Tách hẳn: 30 cái để bán tại quầy, 20 cái để bán sàn, không đụng vào nhau. Ưu: không bao giờ bán trùng. Nhược: hàng ở kho này hết trong khi kho kia còn thừa. Chỉ hợp khi hàng nhiều và rẻ.

Cách 2 — Cập nhật tay theo giờ cố định

Mỗi ngày hai lần, sáng và tối, lấy số tồn thật cập nhật lên sàn. Ưu: không tốn tiền. Nhược: trong khoảng giữa hai lần vẫn bán vượt được, và mỗi ngày mất 30–45 phút. Hợp với cửa hàng dưới 100 mã hàng.

Cách 3 — Một kho duy nhất, phần mềm tự trừ

Quầy và sàn cùng nhìn vào một con số. Bán ở đâu cũng trừ ngay, huỷ đơn thì cộng lại tự động. Đây là cách duy nhất chạy được khi bạn có trên 200 mã hàng hoặc bán trên hai sàn trở lên.

Bốn việc phải làm trước khi nối bất kỳ phần mềm nào

Chuẩn hoá mã hàng. Một sản phẩm — một mã, dùng chung ở quầy, trên sàn và trên website. Đây là việc mất công nhất nhưng làm một lần.
Kiểm kho một lần cho sạch. Nối phần mềm vào một con số sai thì chỉ nhân cái sai lên. Cách kiểm xem ở bài kiểm kho cửa hàng bán lẻ 5 bước.
Quy định ai được sửa tồn kho. Ai cũng sửa được thì không bao giờ truy ra nguyên nhân lệch.
Đặt tồn an toàn. Giữ lại vài cái không bán trên sàn cho những mặt hàng bán chạy — đệm cho độ trễ đồng bộ.

Khi nào nên chuyển sang một kho duy nhất

Dấu hiệu rõ nhất không phải doanh thu mà là số lần bạn phải xin lỗi khách vì hết hàng. Một tháng quá hai lần là đã đến lúc. Ngoài ra: trên 200 mã hàng, bán từ hai sàn trở lên, hoặc có từ hai người cùng sửa kho.

Ordersys giúp được gì

Phần mềm bán lẻ Ordersys dùng một kho chung cho quầy và sàn, đồng bộ sản phẩm, đơn và khách với TikTok Shop và Lazada — đã nằm trong giá gói, không phụ phí. Bán ở quầy trừ kho ngay, đơn sàn về cũng trừ vào đúng con số đó.

Xem phần mềm bán lẻ Ordersys