Danh sách khách hàng là tài sản đắt nhất mà cũng dễ mất nhất của một cửa hàng. Mất không phải vì bị đánh cắp — mà vì nó nằm trong điện thoại của một nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trong một file Excel không ai nhớ để ở đâu.
Năm cách mất dữ liệu khách hàng hay gặp nhất
| Cách mất | Xảy ra khi nào |
|---|---|
| Nằm trong máy cá nhân của nhân viên | Nhân viên bán hàng nghỉ, mang theo cả tệp khách quen |
| File Excel nhiều bản | Mỗi người một bản, sửa chồng nhau, không ai biết bản nào đúng |
| Chỉ có trong tin nhắn Zalo, Facebook | Đổi điện thoại, mất tài khoản là mất sạch |
| Sổ giấy | Ướt, mất, hoặc chữ viết không đọc được |
| Nằm trong phần mềm nhưng không xuất được | Đến lúc đổi nhà cung cấp mới phát hiện |
Cần lưu những gì — và không nên lưu gì
Nên lưu: số điện thoại (khoá chính, đừng dùng tên), tên gọi, lịch sử mua, ghi chú phục vụ (dị ứng gì, thích ngồi đâu, tên thợ quen), nguồn biết đến quán.
Không nên lưu: ảnh chụp căn cước, số tài khoản ngân hàng, thông tin sức khoẻ chi tiết nếu không thật sự cần cho dịch vụ. Giữ càng nhiều thứ nhạy cảm thì rủi ro càng lớn mà lợi ích thì không thêm.
Ba việc nên làm ngay tuần này
- Gom về một chỗ duy nhất. Không cần phần mềm đắt — quan trọng là một chỗ, ai cũng biết ở đâu. Hai chỗ là bắt đầu lệch.
- Đặt số điện thoại làm khoá. Trùng tên thì gộp, trùng số mới là một người. Không có khoá thì một khách thành ba hồ sơ, mọi báo cáo đều sai.
- Xuất một bản sao lưu và cất riêng. Mỗi tháng một lần. Việc này mất 5 phút và cứu bạn nếu có sự cố.
Phân quyền: ai được xem gì
Nhân viên bán hàng cần thấy tên và lịch sử mua để phục vụ. Nhưng không cần tải được toàn bộ danh sách. Đây là ranh giới đơn giản mà rất nhiều quán bỏ qua, đến khi mất khách hàng loạt vào tay quán đối diện mới hiểu vì sao.
Tương tự với quán nhiều chi nhánh: quản lý chi nhánh xem khách chi nhánh mình, chủ xem toàn bộ.
Một điều về pháp lý
Thu thập số điện thoại để chăm sóc khách là việc bình thường, nhưng gửi tin quảng cáo thì phải có sự đồng ý trước và luôn có cách để khách từ chối nhận. Nói cách khác: lưu là một chuyện, nhắn là chuyện khác — xem nhắn tin Zalo chăm sóc khách.
CRM Ordersys giữ hồ sơ khách theo số điện thoại làm khoá, gom dữ liệu từ cửa hàng, website và mạng xã hội về một nơi, phân quyền theo vai trò và chi nhánh. Dữ liệu là của bạn — xuất ra file bất cứ lúc nào.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
