Xếp ca là việc tốn thời gian nhất của quản lý quán, và cũng là nguồn gốc của phần lớn mâu thuẫn trong nhóm. Nguyên nhân gần như luôn là một trong hai: xếp theo cảm tính, hoặc đổi ca bằng tin nhắn riêng mà quản lý không biết.
Bắt đầu từ đường cong khách, không phải từ số người
Sai lầm thường gặp là chia đều: sáng 3 người, chiều 3 người, tối 3 người. Thực tế quán có giờ cao điểm rõ rệt. Việc đầu tiên là lấy doanh thu theo giờ của 4 tuần gần nhất, vẽ ra xem giờ nào đông. Xếp người theo đường cong đó, không theo thói quen.
Năm quy tắc nên chốt và dán lên
- Lịch ra trước ít nhất 1 tuần. Ra muộn thì nhân viên không sắp xếp được việc riêng, và đó là lý do nghỉ việc rất hay gặp ở sinh viên làm thêm.
- Đổi ca phải báo quản lý, không đổi riêng với nhau. Đổi ngầm là lúc thiếu người mà không ai chịu trách nhiệm.
- Hạn xin nghỉ. Ví dụ báo trước 3 ngày, trừ việc đột xuất có lý do.
- Ca nào cần ai biết việc gì. Ca tối cuối tuần phải có ít nhất một người pha chế cứng — không phải cứ đủ đầu người là được.
- Giới hạn số ca liên tiếp. Làm 7 ngày liền rồi nghỉ 2 ngày nghe thì tiện cho lịch, nhưng chất lượng phục vụ ngày thứ 6, thứ 7 luôn tệ.
Ba kiểu xếp ca hay dùng
| Kiểu | Hợp với | Nhược |
|---|---|---|
| Ca cố định — mỗi người một khung giờ quen | Quán nhỏ, nhân sự ổn định | Nghỉ đột xuất là không ai thay được |
| Ca xoay — luân phiên sáng, chiều, tối | Quán mở dài giờ | Ai cũng phải biết mọi việc, mất công đào tạo hơn |
| Ca gãy — làm giờ cao điểm trưa và tối | Quán ăn có hai đỉnh rõ rệt | Nhân viên ở xa rất ngại, dễ nghỉ |
Chuyện tiền: xếp ca sai làm đội chi phí lặng lẽ
Xếp thừa người giờ vắng thì tốn lương mà không ra doanh thu. Xếp thiếu giờ đông thì mất khách và phải trả thêm giờ. Cả hai đều không hiện ra trong báo cáo doanh thu — chỉ hiện ở tỉ lệ chi phí lương trên doanh thu. Theo dõi con số này hằng tháng là cách sớm nhất phát hiện lịch đang có vấn đề.
Và nhớ tính đúng phần làm thêm giờ khi phải kéo ca — xem lương tối thiểu vùng 2026 và cách tính làm thêm giờ.
Phần mềm HRM Ordersys xếp lịch theo ca, ghi lại mọi lần đổi ca và xin nghỉ, chấm công gắn với đúng ca đã xếp — nên cuối tháng tính lương không phải đối chiếu lại từ tin nhắn.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
