Phần mềm nào cũng cho ra hàng chục báo cáo. Nhưng chủ quán không có thời gian đọc hết, và đọc hết cũng không rút ra được gì. Bài này chốt năm con số — xem mỗi sáng, mất ba phút.
Năm con số, theo đúng thứ tự nên xem
1. Doanh thu hôm qua, so với cùng thứ tuần trước
Điểm mấu chốt là so với cùng thứ, không so với hôm qua. Thứ ba luôn thấp hơn thứ bảy — so kiểu đó chỉ tạo lo lắng vô ích. So thứ ba tuần này với thứ ba tuần trước mới thấy xu hướng thật.
2. Số hoá đơn và giá trị trung bình mỗi hoá đơn
Hai con số này giải thích con số thứ nhất. Doanh thu giảm vì ít khách hơn, hay vì khách vẫn đến mà mua ít đi? Hai nguyên nhân cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau:
- Ít khách hơn → vấn đề ở việc kéo khách: vị trí, marketing, đối thủ mới mở.
- Khách mua ít đi → vấn đề ở trong quán: nhân viên không bán thêm, hết món bán chạy, giá vừa tăng.
3. Chi phí lương trên doanh thu
Lấy tiền lương ca đó chia doanh thu ca đó. Đây là chỉ số cho biết xếp ca có đúng không, và nó phản ứng rất nhanh — chỉ cần thừa một người mỗi ca là thấy ngay. Xem thêm xếp ca làm việc cho quán.
4. Hao hụt kho của mặt hàng chính
Không cần kiểm cả kho mỗi ngày. Chỉ chọn 3–5 mặt hàng giá trị cao hoặc dễ hao — bia, thịt, cà phê hạt — rồi đối chiếu lượng đáng lẽ đã dùng với lượng thực giảm. Lệch bất thường là biết ngay hôm đó.
5. Số lần huỷ món và giảm giá trong ca
Con số này bình thường rất nhỏ và ổn định. Nó tăng dần là dấu hiệu sớm nhất của thất thoát — sớm hơn nhiều so với lúc doanh thu giảm thấy rõ.
Cách xem ba phút mỗi sáng
| Con số | Bình thường thì | Bất thường thì làm gì |
|---|---|---|
| Doanh thu so cùng thứ | Chênh trong khoảng 15% | Xem tiếp con số 2 |
| Số hoá đơn / giá trị trung bình | Ổn định theo tuần | Xác định do ít khách hay khách mua ít |
| Chi phí lương / doanh thu | Trong ngưỡng bạn đặt | Xem lại lịch ca tuần tới |
| Hao hụt hàng chính | Gần bằng 0 | Kiểm ngay trong ngày, để hôm sau là không truy được |
| Huỷ món, giảm giá | Ít và ổn định | Xem nhật ký ai thực hiện |
Ba thứ đừng xem mỗi ngày
- Lãi lỗ. Tính đúng cần cả chi phí cố định phân bổ — xem theo tháng, không xem theo ngày.
- Top hàng bán chạy. Một ngày không nói lên gì; xem theo tuần hoặc tháng.
- Biểu đồ đủ loại. Đẹp nhưng không dẫn tới hành động nào cả.
Có nhiều chi nhánh thì xem năm con số này cho từng điểm rồi đặt cạnh nhau — chi tiết ở bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng.
Màn Tổng quan của Ordersys gom sẵn những con số này theo ngày và theo ca, có so sánh với kỳ trước — xem trên điện thoại, không cần ngồi máy tính hay đứng ở quán.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
