Quán đang ghi sổ, tính tiền bằng máy tính cầm tay, cuối ngày cộng lại. Chuyển sang phần mềm nghe to tát nhưng thực ra chỉ mất một buổi để bắt đầu — với điều kiện làm đúng thứ tự và đừng cố làm hết mọi thứ ngay ngày đầu.
Ba dấu hiệu đã đến lúc
- Cuối ngày không biết chắc đã thu đủ chưa. Đây là dấu hiệu rõ nhất, và cũng là lý do tốn tiền nhất.
- Có người bán ngoài bạn. Một mình đứng quán thì trí nhớ còn đủ; thêm người là bắt đầu lệch.
- Không biết món nào lãi, món nào lỗ. Bán chạy chưa chắc lãi nhiều — không có số thì không biết.
Bốn thứ chuẩn bị trước, làm ở nhà cũng được
| Việc | Mất bao lâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Danh sách món và giá | 1–2 giờ | Chép từ menu hiện tại. Đây là phần dài nhất nếu menu lớn |
| Nhóm món | 20 phút | Cà phê, trà, đồ ăn… Đừng chia quá nhiều nhóm |
| Tuỳ chọn của từng món | 30 phút | Size, đá, đường, topping |
| Giá vốn từng món | 1–2 giờ | Có thể làm sau — nhưng làm rồi mới biết lãi thật |
Đừng làm hết trong ngày đầu
Sai lầm phổ biến nhất là bật mọi tính năng cùng lúc rồi rối, nhân viên bỏ về cách cũ. Thứ tự nên đi:
- Tuần 1 — chỉ bán và in bill. Quen thao tác đã.
- Tuần 2 — thêm quản lý kho những mặt hàng chính, đừng nhập cả kho.
- Tuần 3–4 — thêm khách hàng và tích điểm nếu cần.
- Sau đó mới tới báo cáo nâng cao, nhiều thiết bị, gọi món tại bàn.
Ba lo lắng thường gặp
- "Nhân viên lớn tuổi không dùng được." Thực tế thao tác bán hàng chỉ vài nút, học một buổi là được — xem đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
- "Mất mạng thì sao?" Câu này phải hỏi nhà cung cấp trước khi mua — xem mất mạng mất điện quán vẫn bán được không.
- "Dữ liệu của tôi có an toàn không?" Hỏi luôn hai câu: ai xem được gì, và tôi xuất dữ liệu ra file được không.
Chi phí thật của tháng đầu
Ngoài tiền thuê bao phần mềm còn có: thiết bị (máy in hoá đơn là tối thiểu), thời gian nhập liệu, và năng suất chậm hơn trong tuần đầu. Tính đủ ba khoản rồi hãy so sánh — nhưng cũng nên đặt lên bàn cân khoản đang mất mỗi tháng vì không biết thu đủ hay chưa.
Ordersys nhập sẵn danh mục món và giá từ file bạn gửi, và có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt, đào tạo — bạn không phải tự mò từ đầu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
