Phần mềm bán hàng hiếm khi hỏng hẳn một ngày đẹp trời. Nó chỉ chậm dần, thiếu dần: thêm một file Excel để chấm công, thêm một nhóm Zalo để báo kho, cuối ngày thêm mười phút dò vì sao tiền không khớp. Mỗi thứ nhỏ, cộng lại thành một khoản đáng kể mỗi tháng. Bảng tự kiểm dưới đây giúp tách phiền với phải đổi.
Tự kiểm: quán bạn có mấy dấu hiệu?
Đánh dấu những câu đúng với quán bạn trong 3 tháng gần đây
Đọc kết quả thế nào
| Số dấu hiệu | Nghĩa là | Nên làm gì |
|---|---|---|
| 0–2 | Phiền nhưng chưa tốn nhiều | Hỏi bên đang dùng xem có cách khắc phục hoặc tính năng bị bỏ quên không. Chưa cần đổi |
| 3–4 | Đang mất tiền và thời gian đều đặn mỗi tháng | Bắt đầu xuất thử dữ liệu và xem phần mềm khác; chọn thời điểm đổi vào lúc vắng khách |
| 5 trở lên | Phần mềm không còn theo kịp quán | Lên kế hoạch đổi trong 1–2 tháng tới |
Bốn dấu hiệu hay bị xem nhẹ
Tiền lệch mà không truy ra được
Lệch vài chục nghìn thì quán nào cũng có. Vấn đề là không tìm ra vì sao: phần mềm không ghi ai huỷ món, ai giảm giá, ai sửa hoá đơn sau khi in. Khi đó mọi lần lệch đều thành chuyện nghi ngờ nhân viên, và bạn không có gì trong tay để kiểm.
Việc làm thêm ngoài phần mềm
Đếm thử số file Excel và nhóm Zalo quán đang dùng để làm việc hằng ngày. Mỗi thứ là một chỗ số liệu phải nhập hai lần, và là chỗ lệch tiếp theo. Chấm công, kho nguyên liệu, đặt bàn trước là ba việc hay bị đẩy ra ngoài nhất.
Không gọi được ai lúc cần
Sự cố ở quán thường rơi vào đúng giờ đông khách: tối, cuối tuần, ngày lễ. Hỗ trợ chỉ trong giờ hành chính thì thực tế là không có hỗ trợ.
Không tự lấy được dữ liệu ra
Thử ngay hôm nay: xuất danh sách hàng hoá và khách hàng ra Excel. Làm được thì việc đổi sau này chỉ là công sức. Không làm được thì dữ liệu của quán đang nằm ở chỗ bạn không kiểm soát.
Khi nào chưa nên đổi
Chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng thì chưa đáng. Công chuyển dữ liệu, đào tạo lại và một hai tuần đầu chậm tay thường lớn hơn phần chênh đó. Chi tiết ở bài đổi phần mềm bán hàng: mất gì, giữ được gì.
Ordersys giúp phần nào
Khi quán quyết định đổi, đội triển khai Ordersys nhập dữ liệu từ file của phần mềm cũ, cài đặt và đào tạo tại quán, không thu phí triển khai. Xem cách làm ở trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: đổi phần mềm bán hàng lúc nào là hợp.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
