Ngày khai trương là ngày quán đông nhất tháng, trong khi nhân viên mới làm quen việc được vài hôm. Quầy tắc hầu như không vì phần mềm chậm, mà vì quá nhiều thứ mới dồn vào cùng một lúc: khách lạ, món lạ, khuyến mãi phức tạp, và ai cũng hỏi thu ngân.
Bốn chỗ làm quầy tắc
| Chỗ tắc | Biểu hiện | Cách gỡ trước |
|---|---|---|
| Khuyến mãi rối | Thu ngân phải tính tay "mua 2 tặng 1, nhóm 4 giảm 10%" | Chỉ chạy một kiểu khuyến mãi, cài sẵn vào phần mềm |
| Thực đơn quá dài | Khách hỏi từng món, nhân viên đi hỏi bếp | Thực đơn rút gọn cho ngày đầu, bỏ món khó làm |
| Thanh toán chậm | Thối tiền lẻ, đọc số tài khoản cho từng khách | QR thanh toán in sẵn trên bill; chuẩn bị đủ tiền lẻ |
| Một người làm hai việc | Thu ngân vừa nhận món vừa tính tiền | Phân vai rõ; quán đông thì mở thêm một máy bán |
Khuyến mãi: đơn giản mới chạy được
Khuyến mãi khai trương thường được nghĩ ra để hút khách, ít ai nghĩ tới người phải tính nó ở quầy. Quy tắc thực tế: giảm thẳng một tỷ lệ hoặc tặng một món cố định, không kết hợp điều kiện. Cài sẵn chương trình vào phần mềm từ hôm trước để thu ngân chỉ việc bấm, không phải nhẩm.
Cho khách tự gọi món để bớt người đứng quầy
Quán có chỗ ngồi thì dán mã QR gọi món ở từng bàn: khách ngồi xuống tự chọn, đơn chuyển thẳng tới bếp và thu ngân, nhân viên không phải đi lấy món từng bàn. Ngày đầu nên có một người đứng gần hướng dẫn khách quét — xem QR gọi món tại bàn có nên dùng không.
Phân vai trước, đừng để ai cũng hỏi thu ngân
- Thu ngân: chỉ tính tiền và xuất bill.
- Người đón khách: xếp bàn, hướng dẫn quét QR, giải thích khuyến mãi.
- Người chạy món: đọc phiếu bếp, mang món ra đúng bàn.
- Chủ quán: không đứng quầy — đi quanh xử lý chuyện phát sinh.
Ghi lại khách ngay từ ngày đầu
Khách khai trương phần lớn là người quanh khu, đúng nhóm quán muốn giữ. Xin số điện thoại để tích điểm ngay lúc thanh toán thì lần sau có cách mời họ quay lại; bỏ qua ngày này là mất luôn danh sách khách đầu tiên.
Cuối ngày: chốt ca trước khi mệt
Ngày đông khách là ngày dễ lệch tiền nhất. Chốt ca ngay khi đóng cửa, đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản và QR với số trên phần mềm; để sáng mai mới đếm thì không còn nhớ khoản nào chênh. Xem chốt ca không khớp tiền — dò nguyên nhân ở đâu.
Checklist sáng khai trương
- Máy bán, máy in bill, máy in bếp bật và in thử một bill.
- Chương trình khuyến mãi đã cài và bấm thử.
- Mã QR thanh toán và QR gọi món dán đúng chỗ.
- Tiền lẻ đầu ca và cuộn giấy in dự phòng.
- Mỗi nhân viên đăng nhập bằng tài khoản của mình.
Chuẩn bị từ sớm hơn: checklist 30 ngày trước khai trương.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
