Phần lớn quán mới không trễ khai trương vì thiếu tiền, mà vì dồn hết việc vào tuần cuối: giấy tờ chưa xong, thực đơn chưa chốt giá, máy in chưa về, nhân viên chưa bấm thử lần nào. Bảng dưới chia 30 ngày thành sáu mốc, việc nào phải xong trước thì đặt trước.
Sáu mốc trong 30 ngày
| Mốc | Việc phải xong | Vì sao phải xong lúc này |
|---|---|---|
| Còn 30 ngày | Đăng ký kinh doanh; hỏi giấy phép riêng của ngành (rượu, an toàn thực phẩm, phòng cháy) | Giấy tờ phụ thuộc cơ quan nhà nước, không đẩy nhanh được |
| Còn 21 ngày | Chốt thực đơn và giá bán; đặt máy tính tiền, máy in bill, máy in bếp hoặc máy in tem | Thiết bị cần vài ngày để giao; giá phải chốt trước khi nhập vào phần mềm |
| Còn 14 ngày | Cài phần mềm, nhập thực đơn, dựng sơ đồ bàn, tạo tài khoản cho từng nhân viên | Nhập xong mới phát hiện được món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Còn 7 ngày | Đào tạo nhân viên; bán thử nội bộ một buổi như ngày thật | Đủ thời gian sửa những chỗ bấm vướng |
| Còn 3 ngày | In thử bill, thử thanh toán QR, thử báo bếp; thử rút mạng xem còn bán được không | Lỗi thiết bị thường chỉ lộ ra khi chạy thật |
| Còn 1 ngày | Chuẩn bị tiền lẻ đầu ca, giấy in dự phòng, phân vai từng người | Sáng khai trương không còn thời gian cho việc nhỏ |
Còn 30 ngày: giấy tờ đi trước
Từ 01/7/2025, hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt quán (Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Quán có bán rượu từ 5,5 độ trở lên thì cần thêm giấy phép bán lẻ rượu; từ cùng mốc này thẩm quyền cấp cũng chuyển về UBND cấp xã (Nghị định 139/2025/NĐ-CP).
Còn 21 ngày: chốt giá trước khi nhập máy
Nhiều quán nhập thực đơn với giá "tạm", đến lúc bán mới sửa, và báo cáo tuần đầu lệch hết. Tính giá vốn từng món trước rồi mới đặt giá bán — dùng công cụ giá vốn món ăn cho nhanh.
Thiết bị tối thiểu: một máy bán (máy tính, máy POS hoặc máy tính bảng), một máy in bill. Quán có bếp riêng thì thêm máy in bếp; quán trà sữa bán mang đi nhiều thì cân nhắc máy in tem dán ly.
Còn 14 ngày: cài và nhập dữ liệu
- Thực đơn: tên món, giá, nhóm món, tuỳ chọn (size, mức đường, topping, món thêm).
- Sơ đồ bàn nếu có chỗ ngồi.
- Tài khoản riêng cho từng nhân viên — không dùng chung một tài khoản, nếu không sau này không biết ai huỷ món, ai giảm giá.
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, QR.
Còn 7 ngày: bán thử như ngày thật
Mời người quen tới, cho nhân viên gọi món, báo bếp, tính tiền đúng quy trình. Một buổi bán thử lộ ra những thứ không ai nghĩ tới lúc ngồi cài đặt: món thiếu tuỳ chọn, máy in bếp đặt quá xa, nhân viên không biết tách bàn. Xem thêm đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
Còn 3 ngày: thử những thứ hay hỏng
- Thanh toán QR: chuyển thử một khoản nhỏ, xem tiền về đúng tài khoản và phần mềm ghi nhận đúng.
- Mất mạng: rút dây mạng xem còn bán được không — chi tiết ở mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Giấy in: in liên tục vài chục bill xem máy có kẹt không.
Ordersys giúp phần nào
Đội triển khai của Ordersys cài đặt và nhập sẵn dữ liệu cho quán, không thu phí triển khai; quán được dùng thử miễn phí 7 ngày — đủ để khớp đúng mốc bán thử và thử thiết bị trong bảng trên.
Đọc tiếp: ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc và cài phần mềm bán hàng trước khai trương bao lâu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
