Có hai kiểu sai phổ biến: cài phần mềm hôm trước khai trương — nhân viên chưa bấm quen, thực đơn còn thiếu — và cài từ hai tháng trước rồi để đó, tới ngày mở quán thì giá đã đổi, người đã quên. Khoảng hợp lý là 7 đến 14 ngày.
Vì sao 7 đến 14 ngày
| Việc | Cần bao lâu |
|---|---|
| Nhập thực đơn, tuỳ chọn, sơ đồ bàn | 1–2 ngày (nhiều hơn nếu hàng hoá lớn) |
| Kết nối máy in bill, máy in bếp, thanh toán QR | 1 ngày |
| Đào tạo nhân viên | 1 buổi |
| Bán thử nội bộ và sửa chỗ vướng | 2–3 ngày |
| Dự phòng cho thiết bị giao trễ, lỗi phát sinh | vài ngày |
Cộng lại khoảng một tuần là vừa đủ, hai tuần là thoải mái. Ít hơn một tuần thì bán thử bị cắt đầu tiên — và đó lại là bước bắt được nhiều lỗi nhất.
Trước khi cài, chuẩn bị bốn thứ
- Danh sách món hoặc hàng hoá với giá chốt. Quán nhiều mặt hàng nên làm trên file Excel để nhập một lần thay vì gõ từng món.
- Tuỳ chọn của từng món: size, mức đường, đá, topping, món thêm — thiếu thì nhân viên phải ghi tay.
- Danh sách nhân viên và ai được huỷ món, giảm giá, xem báo cáo.
- Thông tin thanh toán và thông tin xuất hoá đơn nếu quán thuộc diện hoá đơn điện tử.
Lịch hai tuần mẫu
| Ngày | Việc |
|---|---|
| Ngày 1–2 | Cài đặt, nhập thực đơn và sơ đồ bàn, tạo tài khoản nhân viên |
| Ngày 3 | Kết nối máy in, thử in bill và phiếu bếp, thử thanh toán QR |
| Ngày 4–5 | Chủ quán tự bấm thử, sửa món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Ngày 6 | Đào tạo nhân viên một buổi |
| Ngày 7–9 | Bán thử nội bộ, sửa quy trình |
| Ngày 10–13 | Dự phòng; cài khuyến mãi khai trương |
| Ngày 14 | Khai trương |
Dùng thử có kịp không
Ordersys cho dùng thử miễn phí 7 ngày. Nếu bắt đầu dùng thử khoảng một tuần trước khai trương thì thời gian thử trùng đúng giai đoạn đào tạo và bán thử — tức là quán thử phần mềm trong điều kiện gần giống ngày thật, chứ không phải bấm chơi khi quán còn chưa có món. Đội triển khai cài đặt và nhập sẵn dữ liệu, không thu phí triển khai.
Ba câu hỏi nên hỏi bên cung cấp trước khi ký
- Ai nhập dữ liệu ban đầu, và có tính phí không?
- Mất mạng thì còn bán được không? Xem mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Ngày khai trương có người hỗ trợ trực không?
Xem trọn lịch chuẩn bị: checklist 30 ngày trước khai trương và ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
