Nhận đặt bàn trước rồi mới thấy phần khó: khách hẹn 19h, tới 19h20 chưa thấy đâu, mà ngoài cửa có nhóm bốn người đang đứng đợi. Giữ tiếp hay thả? Không có quy tắc đặt sẵn thì mỗi nhân viên xử một kiểu, và kiểu nào cũng có người phật ý.
Giữ bàn bao lâu là hợp lý
| Khung giờ | Nên giữ | Vì sao |
|---|---|---|
| Giờ vắng (sáng, đầu giờ chiều) | 30 phút | Bàn vốn trống, giữ lâu cũng không mất gì |
| Giờ thường (chiều, tối ngày thường) | 20 phút | Đủ cho khách kẹt xe, chưa mất khách khác |
| Giờ vàng (19h–22h cuối tuần) | 15 phút | Mỗi bàn trống 15 phút là mất tiền thật |
Gọi xác nhận — việc nhỏ, hiệu quả lớn
Một cuộc gọi hoặc một tin nhắn trước giờ hẹn 2 tiếng giải quyết phần lớn vấn đề: khách quên thì nhớ ra, khách đổi ý thì báo luôn, và quán biết sớm để thả bàn cho người khác.
- Khách quen: nhắn tin là đủ.
- Khách mới, hoặc nhóm đông từ 4 người: nên gọi. Đây là nhóm bỏ hẹn nhiều nhất và cũng là nhóm mất nhiều tiền nhất khi bỏ.
- Đặt trước từ 2 ngày trở lên: nhắc thêm một lần vào sáng ngày hẹn.
Khách hẹn xong không đến — làm gì
Thứ tự nên thử, từ nhẹ tới nặng:
- Nhắc hẹn tự động. Giải quyết nhóm khách quên — thường là nhóm lớn nhất.
- Cho đổi giờ dễ. Khách ngại báo huỷ sẽ im luôn; cho đổi giờ bằng một cái bấm thì quán biết trước và lấp được chỗ.
- Ghi lại người bỏ hẹn. Bỏ một lần là chuyện thường. Bỏ ba lần thì lần sau không nhận đặt trước nữa, mời tới trực tiếp.
- Đặt cọc — chỉ khi thật cần. Áp dụng cho nhóm đông đặt giờ vàng, hoặc đặt nguyên khu. Bắt cọc đại trà ở quán bida là mất khách, vì khách quen không quen trả trước.
Ba lỗi làm hỏng cả hệ thống đặt bàn
- Nhận đặt qua tin nhắn riêng của nhân viên. Người đó nghỉ ca là không ai biết có lịch. Mọi lượt đặt phải vào cùng một chỗ, ngay lúc nhận.
- Không ghi giờ dự kiến kết thúc. Chỉ ghi "19h bàn 5" thì không biết 21h bàn đó có nhận được lượt tiếp không — bỏ lỡ nguyên một lượt.
- Nhận đặt hết sạch số bàn. Khách vãng lai đi ngang bị từ chối vài lần là không quay lại nữa. Giữ 40–50% số bàn cho khách tới tận nơi.
Bàn giao giữa hai ca
Lượt đặt cho tối nay thường được nhận từ ca chiều. Nếu ca chiều ghi vào sổ riêng rồi về, ca tối không biết thì mọi công sức phía trên thành công cốc. Lượt đặt phải nằm trên cùng sơ đồ bàn mà ca tối đang nhìn, hiện rõ bàn nào đã có người giữ và giữ tới mấy giờ.
Con số nên theo dõi
| Chỉ số | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Số lượt đặt / số lượt tới thật | Biết tỷ lệ bỏ hẹn, có cần siết chính sách chưa |
| Khung giờ được đặt nhiều nhất | Xếp người làm đúng ca |
| Số bàn trống trong giờ vàng | Đang nhận đặt quá ít hay quá nhiều |
Xem thêm khách quét QR đặt bàn bida trước, phần mềm quản lý bida và thẻ hội viên cơ thủ.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
