Dữ liệu bán hàng là thứ không ai nghĩ tới cho đến ngày mất. Và khi mất thì không mua lại được bằng tiền: lịch sử bán, danh sách khách, công nợ, giá vốn từng món — tất cả xây trong nhiều năm.
Bốn cách mất dữ liệu hay gặp
| Cách mất | Xảy ra khi |
|---|---|
| Máy hỏng, mất, bị trộm | Phần mềm cài trên một máy duy nhất tại quán |
| Ngừng dùng phần mềm mà chưa xuất dữ liệu | Hết hạn, tài khoản bị khoá — sau đó không vào lấy được nữa |
| Xoá nhầm | Nhân viên xoá hàng loạt, hoặc sửa giá cả danh mục rồi không hoàn lại được |
| Nhà cung cấp ngừng hoạt động | Hiếm nhưng có thật, và là lúc bạn không kịp làm gì |
Câu hỏi phải hỏi trước khi mua bất kỳ phần mềm nào
Trả lời được ngay và rõ ràng thì yên tâm. Ngập ngừng, vòng vo hoặc "để em hỏi lại" thì bạn đã có câu trả lời. Đây là câu hỏi đáng giá nhất trong cả buổi tư vấn.
Ba việc nên làm, mất chưa tới 15 phút mỗi tháng
- Xuất bản sao mỗi tháng — hàng hoá, khách hàng, tồn kho, công nợ. Lưu ít nhất hai nơi: một trên máy tính, một trên email hoặc ổ đĩa đám mây.
- Đặt lịch cố định. Ngày 1 hằng tháng, làm cùng lúc với việc chốt sổ. Không có lịch thì sẽ không ai làm.
- Thử mở lại file đã lưu ít nhất một lần. Rất nhiều người lưu đều đặn nhiều tháng rồi phát hiện file rỗng — kiểm một lần là biết.
Dữ liệu ở đâu: trên máy tại quán hay trên máy chủ
| Cài trên máy tại quán | Trên máy chủ (đám mây) | |
|---|---|---|
| Máy hỏng | Mất hết nếu không sao lưu | Không ảnh hưởng, đăng nhập máy khác là có |
| Mất mạng | Vẫn bán được | Tuỳ phần mềm — phải hỏi trước |
| Xem từ xa | Khó | Được |
| Nhiều chi nhánh | Rất khó hợp nhất | Dùng chung một hệ thống |
Phần lớn quán hiện nay hợp với phương án trên máy chủ, nhưng vẫn phải xuất bản sao định kỳ — để trên máy chủ không có nghĩa là dữ liệu tự động thuộc về bạn mãi mãi.
Chống xoá nhầm
- Không cho nhân viên quyền xoá hàng loạt — xem phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
- Ưu tiên phần mềm có thùng rác, xoá rồi còn khôi phục được.
- Trước khi sửa hàng loạt (đổi giá cả danh mục, nhập kho số lớn) thì xuất bản sao trước.
Dữ liệu của bạn nằm trên máy chủ và xuất ra file được bất cứ lúc nào — chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu chứ không đợi tới lúc bạn muốn đổi. Xem thêm đổi phần mềm bán hàng mất gì, giữ được gì.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng: làm sao cho khỏi sai tiền
Ba thao tác hay tính sai tiền nhất mỗi tối, cách tách bill cho khách không cãi, gộp bàn trước khi gọi thêm và chuyển bàn cho bếp biết.
Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền, không cãi nhau
Bốn loại huỷ món xử lý khác nhau, quy trình ba dòng, dấu hiệu huỷ món đáng xem lại và vì sao bếp cũng phải biết món đã huỷ.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
